TERMS AND CONDITIONS

Hotel rooms close to the “Palais des Congrès” will be reserved by order of arrival of requests provided they are accompanied with the deposit.

On the Hotel Reservation Form you are requested to indicate your hotel choice. The Mathez Viazur Travel Agency reserves the right to book another hotel in the same category or in a lower one, should the desired accommodation be fully booked.
A Hotel voucher with all details concerning the reservation will then be sent to you. It should be presented on arrival at the hotel concerned.
Rates, mentioned in Euros (€), are per room (use as a single or a double), per night. Breakfast may be included and should be paid on spot. Any other type of room (ex.: triple room or suite) will be booked on request basis only, depending on the availability of the hotels. No check-in before 15:00 & Check-out time is latest at 12:00 (noon).

 

Les chambres des hôtels les mieux situés par rapport au «Palais des Congrès » seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes et sous réserve expresse que l’acompte requis soit versé lors de la demande.
Sur votre bulletin de réservation d’hôtel, merci de bien vouloir indiquer le nom de l’hôtel que vous désirez réserver. Les Voyages Mathez Viazur se réservent le droit de réserver un autre hôtel de même catégorie ou de catégorie inférieure dans le cas où l’hôtel choisi serait complet.
Un bon d’hôtel (« voucher ») précisant tous les détails concernant l’hôtel réservé vous sera adressé. Il devra être présenté à l’arrivée à l’hôtel prévu.
Les tarifs mentionnés en € sont par chambre (à usage individuel ou double), par nuit. Les petits-déjeuners ne sont pas systématiquement inclus dans ce tarif et pourront être payés directement à l’hôtel ainsi que la taxe de séjour. Tout autre type de chambre (ex.: chambre triple ou suite) sera réservé sur demande uniquement, selon la disponibilité des hôtels. L’enregistrement à l’hôtel pourra se faire à partir de 15h00. Les chambres devront être libérées à 12h00 au plus tard.

 

 

PAYEMENT POLICY

3 nights deposit is required for each room reservation.
The hotel deposit will be deducted from your hotel bill, on departure. We will not handle any reservation received without the payment of the deposit. All requests should be sent in writing to the Mathez Viazur Travel Agency. The special mentioned Congress Rates cannot be guaranteed after May 15th, 2021.

Un acompte de 3 nuits est demandé pour chaque réservation de chambre.
Cet acompte sera déduit de votre facture d’hôtel. Nous ne traiterons aucune demande de réservation si elle n’est pas accompagnée de l’acompte. Les tarifs «Congrès» mentionnés ne sont pas garantis après le 15 mai 2021.

 

Payment should be made in Euro (€) by the following methods:

Credit Card : Visa, MasterCard, American Express

Bank Transfer : Please make draft payable in Euro to :
Account Name : VOYAGES C. MATHEZ VIAZUR
Bank Name: SMC - 45 Boulevard Dubouchage – 06000 Nice (FRANCE)
Bank Code: 30077 / Branch: 04951 / Account: 011121500200 / Key: 24
Swift Code: SMCTFR2A
IBAN: FR76 3007 7049 5111 1215 0020 024

All bank charges must be paid by the participant.
Please do not forget to indicate your ID and the reference of the congress on your order
.

 

CANCELLATION POLICY / CONDITIONS D'ANNULATION

Hotels

Any cancellation must be sent in writing to Mathez Viazur. As from August 14th, 2021 any change of name, date of stay or cancellation should be sent directly to the hotel you have booked.

Cancellation fees are as follows:

- From May 15th 2021                              We keep the three nights deposit
- Between July 17th & July 30th, 2021      Deposit
+ 50% of supplement nights
- As from July 31th, 2021                         Total reservation amount

 

Toute annulation doit être signifiée par écrit à Mathez Viazur. A partir du 14 août 2021, tout changement de nom, date ou annulation doivent être adressés directement à l’hôtel que vous avez réservé.
 
Des frais d’annulation seront retenus comme mentionnés ci dessous :

- A partir du 15 mai 2021                            retenue des trois nuits d’acompte
- Entre le 17 juillet & le 30 juillet 2021        retenue de l'accompte + 50 % des nuits supplémentaires
- A partir du 31 juillet 2021                         retenue de 100 % du montant total de nuits réservées

 

Tours

Any modification or cancellation has to be sent in writing to Mathez Viazur.
Starting from July 3th, 2021 Tours will be considered as confirmed and the payment will be kept.

Toute modification ou annulation devra être signifiée par écrit à Mathez Viazur.
A partir du 3 Juillet 2021, les inscriptions aux Tours seront confirmées et le paiement sera conservé.

 

GROUP BOOKING (10 rooms or more)

Please be advised that group bookings are via email and not online.
For group bookings special conditions will be applied. For your request, please contact us :

 cigre2021@mathez-viazur.com

 

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